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商務工作中，熟練用英語打電話（實用）

很多人進入職場，就會遇到打電話這項困難。
 
特別是如果你想給外國人打電話，那是件頭痛的事。
因此，有些人喜歡寫頻繁的電子郵件，而不是打電話，因為電話是即時通信，給人們較少的時間作出回應，和電子郵件通信相對簡單。
 
然而，有時需要在電話上做點什么。在工作中接聽電話有什么禮節(jié)？你能掌握電話用語嗎？
 
學習下，如何打電話才專業(yè)性滿分！
 
職場打電話，必須掌握的8條經驗
 
1. 打/接電話時，首先亮明身份
 
如果你在辦公室接電話，你需要直接說明自己的身份。一般公司都有固定的話術，所以你只需要表明這一個。
 
2. 鈴響后，盡早接電話
 
要知道沒人愿意漫長的等待。所以鈴響之后，盡早接電話，這會讓對方顯得你們公司很有效率，而且讓打電話來的人感覺自己很重要。
 
這一點很重要，很多公司對員工的培訓里面甚至有嚴格的規(guī)定，比如鈴響三聲就必須接電話，突顯專業(yè)性。
 
3. 打電話前腦子里打好腹稿
 
有經驗的人都會在打電話前腦子里過一下要說的話，理清楚邏輯思維，預設對方可能的問題，先打好腹稿，這樣打起電話會更加游刃有余。
 
特別是和外賓，或者領導打電話，這樣可以有效防止緊張，或者被對方的思路帶跑而忘詞。
 
4. 培養(yǎng)專注聽對方講話的技巧
 
接聽電話時，特別需要注意認真聽別人講話，聽清楚他/她的需求和問題。
 
即使有時候，你知道對方可能誤會你了，或者你已經知道他/她接下來要說什么了，千萬記得要等人家說完，不要隨便打斷別人。
Allow the person to get what's off his or her chest. Listening well builds rapport.
 
5. 準備好筆和紙，做好對話記錄
 
手頭上隨時準備一支筆。記下對方的姓名，打電話來的時間和理由。
 
It's best to write the information on a phone memo pad. This keeps the calls organized in one place and when it isn't for you, you can give a copy to the intended recipient.
最好是把信息寫在電話備忘錄上。所有信息都整理得有條理，即使不是打給你的，你可以把信息轉達給別人。
 
6. 電話達人的忠告：語氣要穩(wěn)定、鎮(zhèn)定
 
打電話語氣非常重要。
 
即便對方在電話那頭抱怨，或大吵大鬧，你如果語氣平和，能更好地讓對方平靜下來。
A calm demeanor (versus agitated or excited) can go far in settling a person down.
 
7. 站在對方角度思考，學會報以同情心
 
很多時候，打電話的人會生氣或抱怨你。
如果你能站在別人的角度思考，讓對方知道你理解TA生氣、生氣，在移情中互相溝通，可以讓對方很有效地冷靜下來。
一件事，比如，站在他的角度上，你給他分析問題，即使你沒有誠意去解決問題，人們也會認為你是在為他著想，讓對方感受到，你是否理解他？
 
英文里，有專門的一個術語“verbal nodding” (口頭應答）就是說明這種策略的。
 
8. 不要過于私人化
 
很多人在練習的時候，會掌握不良的尺寸，接聽手機成有過多的個人感情，但在工作場所，要時刻注意控制情緒。
打電話也不例外。有時候，雖然你和對方已經達到了心理共鳴，但專業(yè)精神是不會消失的。
例如，如果對方打電話給你抱怨公司的產品，你不能和他一起吐口水，向公司表示不滿。
 
不管怎樣，你要學習把對話引回到相應主題上，以專業(yè)的語氣說明你將如何解決問題，不要太過于關注私人性的評價。
Gently guide the conversation back to the issue and how you intend to resolve it, and try to ignore personal comments.
 
以上是一些方向性原則。
在實戰(zhàn)中，職場打電話有一些固定的說辭，一起來看看，各種情況下，電話應該怎么打？
 
 
 
接電話第一句怎么說？
 
1. Hello/Good morning/Good afternoon. [Company name], [your name] speaking, how may I help you?
比如：Hello/Good morning/Good afternoon. Quick Translations, Alice speaking, how may I help you?
 
2. [Company name], [your name] speaking.
比如：Quick Translations, Alice speaking.
 
打電話如何自報家門？
 
1. Hello, this is [your name] from [company name].
比如：Hello, this is Neil Jenkins from ABC Travels.
 
2. Hi, it's [your name] from [company name].
比如：Hi, it's Neil Jenkins from ABC Travels.
 
如何打電話找人？
 
1. May I speak to [person's name]?
比如：May I (please) speak to Mr. Smith?
 
2. I'd like to speak to [person's name], please.
比如：I'd like to speak to Mr. Smith, please. 如果你很確定你要找誰，可以用這樣的句型。
 
如何闡明打電話原因？
 
 
 
一般打電話時候，開頭的時候，你需要稍微闡釋下，為什么你要打這通電話，這樣雙方能知判斷下面該如何處理，是直接對話，還是需要轉達等。
 
那么，闡釋打電話原因有哪些常用句式呢？
 
1. I'm calling to ask  about/discuss/clarify…
例如：I'm calling to ask about your current printing promotion.
我打電話來，是想談談我們最近的打印機促銷。
 
2. I just wanted to ask…
例如：I just wanted to ask if you need any more details about our plan?
我想打電話過來問下，你是否需要知道我們下個計劃的具體細節(jié)？
 
3. Could you tell me…?
例如：Could you tell me the address of Friday's networking event?
你能告訴我周五的酒會的地址嗎？
 
打電話開始時候少不了寒暄一下。英文里，管這個叫做small talk，那么寒暄話如何說呢？
 
常用寒暄語：
 
 
1. Hi, [first name], how are you?
 
如果你記不起來具體要說什么了，或者難以開口直接請別人幫忙，可以用這樣比較general的句型作為開頭，做為ice breaker.
 
2. How are you getting on with…?
 
如果你能記住具體細節(jié)，想要以此拉近和對方關系，可以用這句，比如，如果你記得對方公司剛剛搬進一幢新的大樓，你可以這么說：
How are you getting on with preparations to change office buildings next month?
下個月你要搬去新大樓了，準備得怎樣了？
 
 
 
如果你發(fā)現(xiàn)對方不是找你的，你只能幫忙留個口信，那么可以怎么說呢？
How to take messages?
 
1. I'm sorry, she/he's not here today. Can I take a message?
 
2. I'm afraid he/she's not available at the moment. Can I take a message?
 
3. I'm afraid she's in a meeting until 4 p.m.  Can I take a message?
 
4. Could I ask who's calling, please?
 
5. I'll give him/her your message as soon as he/she gets back.
 
 
 
如果你打了個電話過去，發(fā)現(xiàn)要找的人不在，如何拜托接電話的人轉達呢？
How to leave messages?
 
1. Could you please take a message? Please tell her/him that…
例如：Could you please take a message? Please tell her that Cindy from accounting called about Mr. Shapiro's expense reports.
你能記一下嗎？告訴她會計部的Cindy打電話來問Shapiro的費用報告事情。
 
2. I'd like to leave her/him a message. Please let her/him know that…
例如：I'd like to leave him a message. Please let him know that tomorrow's lunch meeting is cancelled.
我想要留信告訴他，明天的午餐會取消了。
 
 
 
Asking when somebody will be available（詢問別人什么時間有空？）
 
1. When is a good time to call?
什么時候打過來比較方便呢？
 
2. When is she/he going to be back?
他/她什么時候會回來？
 
 
 
Asking for information（如何詢問更多信息？）
 
1. Could I ask what company you're with?
我能問下，你在哪家公司工作呢？
 
2. Could you give me your mobile number, please?
你能告訴我你的手機號碼嗎？
 
 
 
Asking the other person to repeat information（如何請求別人重復一遍？）
有時候，講電話難免聽不清楚對方的話，怎么要求對方重復呢？
 
1. Could you spell that for me, please?
你能拼寫下嗎？
 
2. How do you spell that, please?
請問下，那個怎么拼寫？
 
3. Let me see if I got that right.
我想確認下，我的理解是否有誤。
Let me see if I got that right. Your name is Jim Green, G-R-E-E-N, and your phone number is 555-222-1111, correct?
 
4. Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.
您能說得大聲點嗎？我聽不太清楚。
 
5. I'm sorry, I didn't catch your first name.
不好意思，我沒能記下你的名字。
 
 
 
有時候，你確實沒法回答別人相關問題，那么如何說你幫不了別人呢？
 
1. I'm afraid I can't give you that information.
對不起，我不能告訴你相關信息。
 
2. Sorry, but I'm not allowed to give details about that.
對不起，我無法告訴你細節(jié)。
 
 
 
the end  電話如何結束？
 
1. Thank you very much for your help.
謝謝你的幫忙。
 
2. Thanks for calling.
謝謝你來電。
 
3. Thank you for your time.
謝謝你抽出寶貴時間。
 
 
 
 

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標題：商務工作中，熟練用英語打電話（實用）

很多人進入職場，就會遇到打電話這項困難。
 
特別是如果你想給外國人打電話，那是件頭痛的事。
因此，有些人喜歡寫頻繁的電子郵件，而不是打電話，因為電話是即時通信，給人們較少的時間作出回應，和電子郵件通信相對簡單。
 
然而，有時需要在電話上做點什么。在工作中接聽電話有什么禮節(jié)？你能掌握電話用語嗎？
 
學習下，如何打電話才專業(yè)性滿分！
 
職場打電話，必須掌握的8條經驗
 
1. 打/接電話時，首先亮明身份
 
如果你在辦公室接電話，你需要直接說明自己的身份。一般公司都有固定的話術，所以你只需要表明這一個。
 
2. 鈴響后，盡早接電話
 
要知道沒人愿意漫長的等待。所以鈴響之后，盡早接電話，這會讓對方顯得你們公司很有效率，而且讓打電話來的人感覺自己很重要。
 
這一點很重要，很多公司對員工的培訓里面甚至有嚴格的規(guī)定，比如鈴響三聲就必須接電話，突顯專業(yè)性。
 
3. 打電話前腦子里打好腹稿
 
有經驗的人都會在打電話前腦子里過一下要說的話，理清楚邏輯思維，預設對方可能的問題，先打好腹稿，這樣打起電話會更加游刃有余。
 
特別是和外賓，或者領導打電話，這樣可以有效防止緊張，或者被對方的思路帶跑而忘詞。
 
4. 培養(yǎng)專注聽對方講話的技巧
 
接聽電話時，特別需要注意認真聽別人講話，聽清楚他/她的需求和問題。
 
即使有時候，你知道對方可能誤會你了，或者你已經知道他/她接下來要說什么了，千萬記得要等人家說完，不要隨便打斷別人。
Allow the person to get what's off his or her chest. Listening well builds rapport.
 
5. 準備好筆和紙，做好對話記錄
 
手頭上隨時準備一支筆。記下對方的姓名，打電話來的時間和理由。
 
It's best to write the information on a phone memo pad. This keeps the calls organized in one place and when it isn't for you, you can give a copy to the intended recipient.
最好是把信息寫在電話備忘錄上。所有信息都整理得有條理，即使不是打給你的，你可以把信息轉達給別人。
 
6. 電話達人的忠告：語氣要穩(wěn)定、鎮(zhèn)定
 
打電話語氣非常重要。
 
即便對方在電話那頭抱怨，或大吵大鬧，你如果語氣平和，能更好地讓對方平靜下來。
A calm demeanor (versus agitated or excited) can go far in settling a person down.
 
7. 站在對方角度思考，學會報以同情心
 
很多時候，打電話的人會生氣或抱怨你。
如果你能站在別人的角度思考，讓對方知道你理解TA生氣、生氣，在移情中互相溝通，可以讓對方很有效地冷靜下來。
一件事，比如，站在他的角度上，你給他分析問題，即使你沒有誠意去解決問題，人們也會認為你是在為他著想，讓對方感受到，你是否理解他？
 
英文里，有專門的一個術語“verbal nodding” (口頭應答）就是說明這種策略的。
 
8. 不要過于私人化
 
很多人在練習的時候，會掌握不良的尺寸，接聽手機成有過多的個人感情，但在工作場所，要時刻注意控制情緒。
打電話也不例外。有時候，雖然你和對方已經達到了心理共鳴，但專業(yè)精神是不會消失的。
例如，如果對方打電話給你抱怨公司的產品，你不能和他一起吐口水，向公司表示不滿。
 
不管怎樣，你要學習把對話引回到相應主題上，以專業(yè)的語氣說明你將如何解決問題，不要太過于關注私人性的評價。
Gently guide the conversation back to the issue and how you intend to resolve it, and try to ignore personal comments.
 
以上是一些方向性原則。
在實戰(zhàn)中，職場打電話有一些固定的說辭，一起來看看，各種情況下，電話應該怎么打？
 
 
 
接電話第一句怎么說？
 
1. Hello/Good morning/Good afternoon. [Company name], [your name] speaking, how may I help you?
比如：Hello/Good morning/Good afternoon. Quick Translations, Alice speaking, how may I help you?
 
2. [Company name], [your name] speaking.
比如：Quick Translations, Alice speaking.
 
打電話如何自報家門？
 
1. Hello, this is [your name] from [company name].
比如：Hello, this is Neil Jenkins from ABC Travels.
 
2. Hi, it's [your name] from [company name].
比如：Hi, it's Neil Jenkins from ABC Travels.
 
如何打電話找人？
 
1. May I speak to [person's name]?
比如：May I (please) speak to Mr. Smith?
 
2. I'd like to speak to [person's name], please.
比如：I'd like to speak to Mr. Smith, please. 如果你很確定你要找誰，可以用這樣的句型。
 
如何闡明打電話原因？
 
 
 
一般打電話時候，開頭的時候，你需要稍微闡釋下，為什么你要打這通電話，這樣雙方能知判斷下面該如何處理，是直接對話，還是需要轉達等。
 
那么，闡釋打電話原因有哪些常用句式呢？
 
1. I'm calling to ask  about/discuss/clarify…
例如：I'm calling to ask about your current printing promotion.
我打電話來，是想談談我們最近的打印機促銷。
 
2. I just wanted to ask…
例如：I just wanted to ask if you need any more details about our plan?
我想打電話過來問下，你是否需要知道我們下個計劃的具體細節(jié)？
 
3. Could you tell me…?
例如：Could you tell me the address of Friday's networking event?
你能告訴我周五的酒會的地址嗎？
 
打電話開始時候少不了寒暄一下。英文里，管這個叫做small talk，那么寒暄話如何說呢？
 
常用寒暄語：
 
 
1. Hi, [first name], how are you?
 
如果你記不起來具體要說什么了，或者難以開口直接請別人幫忙，可以用這樣比較general的句型作為開頭，做為ice breaker.
 
2. How are you getting on with…?
 
如果你能記住具體細節(jié)，想要以此拉近和對方關系，可以用這句，比如，如果你記得對方公司剛剛搬進一幢新的大樓，你可以這么說：
How are you getting on with preparations to change office buildings next month?
下個月你要搬去新大樓了，準備得怎樣了？
 
 
 
如果你發(fā)現(xiàn)對方不是找你的，你只能幫忙留個口信，那么可以怎么說呢？
How to take messages?
 
1. I'm sorry, she/he's not here today. Can I take a message?
 
2. I'm afraid he/she's not available at the moment. Can I take a message?
 
3. I'm afraid she's in a meeting until 4 p.m.  Can I take a message?
 
4. Could I ask who's calling, please?
 
5. I'll give him/her your message as soon as he/she gets back.
 
 
 
如果你打了個電話過去，發(fā)現(xiàn)要找的人不在，如何拜托接電話的人轉達呢？
How to leave messages?
 
1. Could you please take a message? Please tell her/him that…
例如：Could you please take a message? Please tell her that Cindy from accounting called about Mr. Shapiro's expense reports.
你能記一下嗎？告訴她會計部的Cindy打電話來問Shapiro的費用報告事情。
 
2. I'd like to leave her/him a message. Please let her/him know that…
例如：I'd like to leave him a message. Please let him know that tomorrow's lunch meeting is cancelled.
我想要留信告訴他，明天的午餐會取消了。
 
 
 
Asking when somebody will be available（詢問別人什么時間有空？）
 
1. When is a good time to call?
什么時候打過來比較方便呢？
 
2. When is she/he going to be back?
他/她什么時候會回來？
 
 
 
Asking for information（如何詢問更多信息？）
 
1. Could I ask what company you're with?
我能問下，你在哪家公司工作呢？
 
2. Could you give me your mobile number, please?
你能告訴我你的手機號碼嗎？
 
 
 
Asking the other person to repeat information（如何請求別人重復一遍？）
有時候，講電話難免聽不清楚對方的話，怎么要求對方重復呢？
 
1. Could you spell that for me, please?
你能拼寫下嗎？
 
2. How do you spell that, please?
請問下，那個怎么拼寫？
 
3. Let me see if I got that right.
我想確認下，我的理解是否有誤。
Let me see if I got that right. Your name is Jim Green, G-R-E-E-N, and your phone number is 555-222-1111, correct?
 
4. Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.
您能說得大聲點嗎？我聽不太清楚。
 
5. I'm sorry, I didn't catch your first name.
不好意思，我沒能記下你的名字。
 
 
 
有時候，你確實沒法回答別人相關問題，那么如何說你幫不了別人呢？
 
1. I'm afraid I can't give you that information.
對不起，我不能告訴你相關信息。
 
2. Sorry, but I'm not allowed to give details about that.
對不起，我無法告訴你細節(jié)。
 
 
 
the end  電話如何結束？
 
1. Thank you very much for your help.
謝謝你的幫忙。
 
2. Thanks for calling.
謝謝你來電。
 
3. Thank you for your time.
謝謝你抽出寶貴時間。
 

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